Akademia Rozwoju Iwona Mieczyńska

Data wdrożenia: 01.01.2025

Obowiązuje dla: wszystkich usług rozwojowych realizowanych przez podmiot

1. Cel procedury

Celem procedury jest zapewnienie odpowiedniego i skutecznego sposobu reagowania na sytuacje nieprzewidziane i niepożądane, które mogą wystąpić podczas realizacji usługi rozwojowej (szkolenie, coaching, doradztwo itp.), w celu:

– ochrony uczestników,

– zachowania ciągłości i jakości usługi,

– przestrzegania obowiązujących przepisów prawnych i standardów jakościowych SUS 3.0.

2. Zakres procedury

Procedura dotyczy wszystkich form usług rozwojowych, niezależnie od ich formy (online/stacjonarnie) i rodzaju (indywidualne, grupowe, otwarte, zamknięte).

3. Definicje sytuacji nieprzewidzianych i niepożądanych

Do sytuacji nieprzewidzianych lub niepożądanych zaliczamy m.in.:

– awarie techniczne uniemożliwiające przeprowadzenie usługi,

– nieobecność trenera/klienta z przyczyn losowych,

– zachowania naruszające zasady współpracy lub kodeks etyczny,

– zdarzenia zagrażające zdrowiu, bezpieczeństwu lub godności uczestników,

– sytuacje wymagające pilnej interwencji (np. złe samopoczucie, wypadek),

– inne zdarzenia wpływające na jakość lub przebieg usługi.

4. Sposób postępowania

4.1. Zgłoszenie sytuacji:

– Każdy uczestnik, klient, trener lub osoba zaangażowana w realizację usługi ma obowiązek niezwłocznie zgłosić sytuację nieprzewidzianą lub niepożądaną mailowo na adres: biuro@akademiaim.pl lub telefonicznie: +48 669 397 852. lub przez Formularz zgłoszenia sytuacji niepożądanej / incydentu

– Zgłoszenie może być ustne, jednak powinno zostać potwierdzone pisemnie (e-mail, formularz zgłoszenia incydentu).

4.2. Reakcja i dokumentacja:

– Właściciel firmy (lub osoba upoważniona) analizuje zgłoszenie w ciągu 24 godzin.

– Jeśli sytuacja tego wymaga, podejmowane są działania natychmiastowe, np.:

  – odwołanie lub przeniesienie sesji/usługi,

  – kontakt z uczestnikami,

  – zapewnienie pomocy technicznej lub medycznej,

  – interwencja lub mediacja.

– Sporządzany jest Raport zdarzenia niepożądanego.

4.3. Informowanie Klienta:

– Klient/uczestnik otrzymuje informację o sposobie rozwiązania sytuacji oraz ewentualnych zmianach organizacyjnych.

4.4. Działania korygujące i zapobiegawcze:

– Po każdej sytuacji analizowane są przyczyny i wdrażane działania zapobiegające powtórzeniu się incydentu.

5. Odpowiedzialność

Odpowiedzialność za realizację procedury ponosi Właściciel firmy / Koordynator usługi.

Trenerzy i współpracownicy zobowiązani są do zapoznania się z procedurą i jej przestrzegania.

6. Przechowywanie dokumentacji

Dokumentacja dotycząca zdarzeń niepożądanych przechowywana jest przez okres 3 lat i dostępna jest do wglądu podczas audytów oraz na żądanie klienta lub instytucji nadzorującej.

7. Przegląd i aktualizacja procedury

Procedura jest przeglądana raz w roku lub w przypadku wystąpienia sytuacji wymagającej zmiany.